Terminumfrage: Finde den Termin, der allen passt

So funktioniert es

1. Wähle die Tage im Kalender aus. Lass sie als ganze Tage oder füge Uhrzeiten hinzu: dieselben Zeiten, auf jeden Tag kopiert, oder unterschiedliche Zeiten und Dauern in derselben Umfrage.
2. Gib der Umfrage einen Titel und, wenn du magst, einen Ort oder einen Link zum Videoanruf. Teile den Link dann im Chat, per E-Mail, als QR-Code oder über das Teilen-Menü deines Handys.
3. Alle öffnen den Link und antworten bei jeder Option mit Ja, Wenn nötig oder Nein. Ein Name genügt; niemand muss sich registrieren.
4. Die Tabelle zeigt, wer wann kann, und hebt die besten Optionen hervor. Sobald du den endgültigen Termin festlegst, erfahren es alle, die eine E-Mail-Adresse hinterlassen haben, und jeder kann ihn in Google, Outlook, Yahoo oder jeden anderen Kalender (.ics) eintragen.

Antwortmöglichkeiten

• Ja, wenn nötig, nein: Man kann angeben, dass eine Zeit möglich, aber nicht ideal ist. Das ist die Standardeinstellung und meist der fairste Weg, einen Termin zu finden.
• Ja oder nein: Jede Zeit ist einfach möglich oder nicht.
• Nur eine Zeit pro Person: Jede Person wählt genau eine Option. So bekommt jeder Teilnehmer ein eigenes Zeitfenster – oder du nutzt es für ein 1:1-Gespräch, bei dem die erste Antwort den Termin bucht.

Wer an keinem der Termine kann, sagt das mit einem Klick. So weißt du, dass auch diese Personen die Umfrage gesehen haben.

So wird der beste Termin ermittelt

Für jede Option zählt PollIt die Personen, die kommen können: alle, die mit Ja geantwortet haben, plus alle mit „Wenn nötig“. Die Option mit den meisten Personen steht vorn; bei Gleichstand gewinnt die mit mehr klaren Ja-Antworten. Die Summen können die Wenn-nötig-Antworten getrennt zeigen, sodass du auf einen Blick siehst, welcher Termin bequem passt und welcher nur möglich ist.

Du entscheidest, wann die Umfrage abgeschlossen ist, oder lässt sie selbst entscheiden: mit der ersten Antwort (bei einem 1:1) oder sobald alle Eingeladenen geantwortet haben.

Was du einstellen kannst

• Zeitzonen: Jeder Teilnehmer sieht die Zeiten in seiner eigenen Zeitzone – oder alle sehen dieselbe Ortszeit, wenn das Treffen an einem Ort stattfindet.
• Dein Kalender neben den Optionen: Jeder kann seine belegten Zeiten aus einer .ics-Datei oder einer Kalenderadresse einblenden und seine Antworten daraus ausfüllen. Der Kalender wird im Browser gelesen und nie gespeichert.
• Ein Limit pro Option (wer zuerst kommt, mahlt zuerst) mit Warteliste sowie eine Höchstzahl an Teilnehmern.
• Namen sichtbar für alle, nur für dich oder gar keine Namen.
• Eine Frist, nach der die Umfrage automatisch schließt, ein Passwort und persönliche Einladungen, bei denen du siehst, wer sie geöffnet und beantwortet hat – mit Erinnerungen.
• Kommentare und, wenn du es erlaubst, weitere Zeitvorschläge von den Teilnehmern.
• Benachrichtigungen im Browser oder per E-Mail, wenn jemand antwortet.

Gut geeignet für

Teammeetings, ein 1:1-Gespräch mit einem Kunden, ein Abendessen mit Freunden, einen Vereinsabend, einen Elternabend, eine Familienfeier oder ein Klassentreffen. Die Vorlagen Teammeeting, 1:1-Gespräch und Abendessen oder Party bringen die passenden Einstellungen schon mit. Sollen lieber alle ihre gesamten freien Stunden markieren, statt auf ein paar feste Optionen zu antworten, probier ein Verfügbarkeitsraster.

Du kommst von Doodle oder Rallly?

Eine Terminumfrage in PollIt funktioniert so, wie du es kennst: Termine als Spalten, Personen als Zeilen, Häkchen in den Zellen. Auf dem Handy wird die Tabelle zu einer Liste, die sich bequem durchtippen lässt. Lies hier, wie PollIt im Vergleich zu anderen Umfrage-Tools abschneidet.

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